MODELAJE ENTIDAD RELACIÓN

Esta es una técnica que se genera para establecer y definir las necesidades actuales que tiene la organización, conociendo las variables primordiales, sus características y las relaciones que se establecen entre sí. La seguridad y la independencia en el sistema son unos de los objetivos de esta técnica pues dejara que a partir de estos factores se puedan tomar decisiones facilitando la comprensión y el entendimiento de los datos que en esta aparecen, siendo un medio de comunicación veraz para todos los integrantes organizacionales.

Por medio de datos fijos y variables elimina cualquier posibilidad de repetir la información que ya ha sido suministrada, haciendo más efectiva la búsqueda y más certera. La transcendencia de este tema radica en lo esencial de no contar con información repetitiva que modifique los datos reales, disminuyendo la incertidumbre y la posibilidad de equivocaciones, partiendo de una excelente comunicación tanto con el cliente como con los empleados. Para realizar un modelo de entidad relación es necesario determinar cuál es la entidad fuerte que a su vez deberá ser independiente y la entidad débil que a su vez depende de la fuerte para subsistir; las llaves que se utilizan son imprescindibles para la identificación de las características que alinea las bases de datos en donde se simbolizan con un asterisco (*), en donde los conceptos claves son:

Entidad: Cosa u objeto de significancia, que se puede representar diagraficamente mediante una caja.

Relaciones: Es un vinculo de información entre dos fuentes dentro de la organización.

Atributos: Son las propiedades o características de las entidades.

Cada organización deberá comprender cada uno de los anteriores significados y a partir de estos orientarlos identificando en qué parte de su organización los encuentran, y como desde este punto pueden satisfacer las expectativas en el logro de sus objetivos.

INDICADORES DE GESTIÓN CAPITULO XIII, XIV

La productividad es un factor esencial en el alcance de todo tipo de objetivos y en mi criterio un elemento de éxito en cualquier organización, está basada en satisfacer al cliente con calidad y tiempo de entrega por medio de la utilización de las mejores materias primas, definiéndose como la relación entre la producción y los empleados. Diferenciando la producción de la productividad pues la primera es el proceso que simplemente transforma un material y la segunda es la capacidad y los recursos intangibles que se necesitan para optimizarlos.

 

Es importante conocer los factores internos (políticas internas, estilo de dirección, nivel tecnológico, proceso de fabricación, investigación y desarrollo y la administración de la información) y externos (políticas gubernamentales, poder de la moneda nacional, fluctuación de la moneda principal internacional, disponibilidad de recursos, mano de obra, condiciones sociales y políticas estatales) que pueden alterar la productividad pues es en este punto donde los indicadores de gestión permitirán que se evite o se reaccione ante posibles inconsistencias que puedan estar sucediendo en tiempos inmediatos.  Es necesario saber cuál es la medida idónea para cada proceso para esto se debe tener en cuenta que deben corresponder al mismo periodo base.

Una posible forma de expresar a manera de índice puede ser Producción Total/Recursos Totales, este resultado permitirá evidenciar la situación actual y la solución por medio de decisiones que beneficien a la compañía, y es aquí donde se pueden mencionar algunos diferentes indicadores que facilitaran los procesos: indicadores de suministros, recursos humanos, financieros, productivos, de servicios y de medios de producción. En donde de implementarse con todo el cuidado que requiere le será de gran ayuda a los directivos de la empresa.   

LA MEDICIÓN Y LA GESTIÓN

El cuadro de mando integral sirve para conocer y divulgar a los subordinados los objetivos que la organización se ha propuesto alcanzar, en donde cuando se tiene claridad en estos, el cuadro de mando arroja una justificación inicial, el enfoque y la integración de programas de mejora continua, reingeniería y transformación en el proceso estratégico; por otra parte, sirve como medio de comunicación el cual crean un sentido de pertenencia hacia la organización en la estrategia de la unidad de negocio; este sistema de información se realiza por medio de boletines o medios electrónicos que permiten un flujo comunicativo trasversal.  

La correcta interpretación de la visión, la misión y la estrategia permitirán direccionar adecuadamente el cuadro de mando integral, y como ya se ha mencionado todo esto por medio de una comunicación eficaz que asegura el entendimiento de las mismas, en donde la retroalimentación soporte todo aquello que parezca inestable, es por esto que se debe iniciar con la traducción de la estrategia de unidad de negocio en objetivos estratégicos y específicos, clarificándolos e identificando los puntos críticos, con el único fin de construir el cuadro de mando y en pro de conservar y fidelizar a nuestros clientes.

La implementación de este sistema de información brindara a la compañía las herramientas necesarias para ser altamente competitivo, estando al mismo nivel que otras organizaciones y por encima de aquellas que no cuenten con él aún, pues este sistema de medición nos dará las cifras reales de actividades financieras, clientes, procesos internos, formación y crecimiento organizacional con lo que también se define el balanced scorecard, reiterando la importancia de la retroalimentación como proceso final y autoevaluador, planteando hipótesis de lo que sucede y postulando replanteamientos de la estrategia en la inteligencia de negocio.    

INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión tienen como función ayudar a los funcionarios en la planeación, control y proyección de cada área para establecer la ruta en camino al logro de los objetivos trazados. Estos indicadores nos permiten contar con información certera de lo que sucede dentro y fuera de la organización, para una reacción inmediata ante posibles inconsistencias, utilizándose para medir o comparar la magnitud de los acontecimientos que puedan afectar o beneficiar a la misma; en este punto se puede mencionar el balanced scorecard el cual mira a la compañía desde cuatro principales ejes los cuales son: perspectiva financiera, perspectiva del cliente, perspectiva interna y perspectiva de innovación y mejora. Y a partir de estos cuatro ejes conocer la situación de la organización en cada punto, estos indicadores están incluidos en los sistemas de información gerencial para soportar la toma de decisiones.

Los indicadores son el medio para llegar al fin, sobrepasando las expectativas pero que obligatoriamente deben ser exactos, mostrar su origen, tener tiempos estimados, conocer la relevancia del indicador, identificar la oportunidad de la información y la integridad de la misma. Un indicador óptimo debe tener: nombre, forma de calcularlo, unidad de medida y glosario con términos técnicos. También existen varios tipos de indicadores los cuales son: (pudiendo ser permanentes, temporales, estratégicos, tácticos u operativos)

1.       Puntuales
2.      Acumulados
3.       De control
4.       De alarma
5.       De planeación
6.       De eficacia
7.       De eficiencia  

Finalmente estos indicadores deben servir básicamente para tomar adecuadas decisiones que contribuyan al mejoramiento de la organización, contando con información disponible en cualquier momento y permitiendo la reacción ante posibles acontecimientos. 

ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO

Las cadenas de suministros permiten optimizar tiempo y recursos en los procesos normales en la  elaboración de productos, obteniendo la información necesaria en el pronóstico de la demanda, en donde se debe responsabilizar por la capacidad de las materias primas, identificando lo que se puede producir con las cantidades necesarias para sacar el producto final a la venta. La relación  con  los proveedores jugara un papel fundamental a la hora de negociar, pues la inteligencia y las habilidades empresariales le otorgaran a la organización estándares de calidad a buenos precios, impidiendo contar con un solo proveedor que maneje a su antojo precios y horarios.

En la administración de cadenas de suministros es necesario tener presente la ejecución el cual es un proceso  que permite el movimiento de las provisiones, teniendo en cuenta que se debe contar con una organización detallada y programada que deje conocer el nivel de rotación y el tiempo de realización entre otros criterios. Esta información recopilada también dará a conocer la producción idónea que se debe ejecutar para que no se presenten inventarios en stock.

Las estrategias que se planteen serán los elementos esenciales en la cadena de suministros pues será de acuerdo a las redes que exista un cumplimiento de objetivos, en el que aparece el SCM que es el Supply Chain Managment el cual es un sistema que ayuda a las organizaciones a administrar sus relaciones y conexiones con sus proveedores, clientes y socios; para lo que existen tres pasos, el primero que es mejorar la cadena de suministro actual, el segundo que es revisar los vínculos del sistema de socios comerciales y expandir la red entre los proveedores, y el tercero que es la realización de la planeación y ejecución de las labores corporativas basadas en el intercambio de datos internos . En donde la comunicación entre los agentes anteriormente mencionados sea óptima reduciendo costos, procesando pedidos mas ágilmente, controlando eficientemente los inventarios y reduciendo tiempos. Siendo altamente efectivos y cumpliendo la promesa de valor desde que ingresan las materias primas, sale el producto terminado y llega al cliente finalmente.      

ADMINISTRACIÓN DE RELACIONES CON LOS CLIENTES

La buena relación con los clientes es indispensable para que las organizaciones presencien un progreso y se abran paso entre su competencia, marcando la diferencia y siendo la pauta como líderes en el mercado, respecto al trato, servicio y atención que se preste; pues un cliente satisfecho atraerá más clientes y promoverá una publicidad de alto impacto como lo es el voz a voz gratuitamente, se puede mencionar que de este activo intangible se desglosaran infinidades de variables que permitirán tomar decisiones en pro de estar en constante cambio y evolución y es aquí donde se puede hablar del Customer Relationship Managment, el cual es un sistema que implantan aquellas organizaciones para quienes el cliente es primero. Este sistema permite identificar todo tipo de características de los consumidores los cuales van desde su nivel socio económico, productos consumidos, rotación de productos, poder adquisitivo, mercado objetivo, productos de interés o de posible interés hasta promedio de compras mensuales.

La implementación de este sistema de información permite a las organizaciones elaborar estrategias que aumenten sus ventas, pues contaran con estadísticas e informes que faciliten la toma de decisiones, fidelización  de los clientes actuales, atracción de nuevos clientes y disminución de la incertidumbre. Considero que es pertinente mencionar ejemplos que se puedan evidenciar como es el caso del CRM que manejan los almacenes de cadena como: Éxito, Carrefour, Carulla, Pomona, Falabella etc. En los cuales se maneja una tarjeta que cuenta un sistema de puntos el cual le ofrece al consumidor adquirir algunos beneficios, motivándolo al uso frecuente de la tarjeta al momento de la compra, otorgando que la organización cuente con la información necesaria.  El caso de Carulla que a mi concepto maneja un segmento de mercado más selecto cuenta con un sistema de relación con los clientes muy eficaz pues de acuerdo a las compras que este realice le dan un tipo de tarjeta entre los que están: Súper Cliente y Súper cliente diamante, enviando revistas que sean acorde a los productos de mayor adquisición.

Es por esto que a mi criterio todas aquellas estrategias que se implementen para tener una relación más cercana con el consumidor serán claves para el aumento de clientes y por ende de ingresos, pues la percepción que el cliente tenga y el sentirse parte de algo lo comprometerán con la organización. 

PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES

La planeación de los recursos empresariales es el conjunto de información de todos los departamentos que existen dentro de la organización, los cuales se encuentran integrados en un software que soporta este contenido almacenándolo y dejándolo a disposición de quienes lo requieran; con el único objetivo de incentivar en la empresa una cultura de productividad, comunicación y proactividad que se alinea con los objetivos trazados.

La implementación de un software como este en muchas organizaciones causa desconfianza pues no se tiene la certeza de que cumpla con las expectativas y los resultados deseados, pero es en este punto donde es necesario evaluar que si se efectúa se contara con veracidad en la información, datos reales y filtración de  contenidos; no obstante todo lo anterior saldrá a relucir en el largo plazo por medio de la correcta alimentación del programa, donde este podría ser un desmotivante para aquellos que esperan resultados inmediatos o simplemente no están dispuestos a invertir. Es conveniente resaltar que cada empresa contara con sistemas de procesos diferentes dependiendo de su actividad, sus objetivos y las variables que contenga y de acuerdo a la correcta personalización del programa se contaran con resultados efectivos.     

La ERP nos proporciona una vista holística de la organización pues al ser flexible y permitir llegar a todos los espacios internos y externos que comprendan información contundente para desarrollar, innovar y crecer como organización  facultara al líder la comprensión de los informes y a partir de estos pueda tomar decisiones. Y es en mi opinión este uno de los principales factores que incentivan a realizar un ERP  pues otorgara la facilidad de reducir costos, mejorar procesos y/o entrar en nuevos mercados; obviamente con un seguimiento adecuado y capacitación al personal pertinente pues es finalmente este (el empleado) que cuenta con la información de primera mano y de quien dependerá contar con datos reales. 

Inteligencia de Negocio

Colombia es un país que como ya sabemos que está constituido empresarialmente por las PYMES (Pequeñas y medianas empresas), en donde la mayoría de estas el dueño juega el papel de vendedor, contador, mercaderista, operador etc. Es decir quien hace todo o casi todo y aunque posiblemente estas organizaciones no cuenten con capital de inversión en sistemas de información pues como ya lo mencione la cabeza del negocio está pensando siempre en el hoy y en lo urgente y no en el mañana y en lo importante, lo que impide un crecimiento a largo plazo y por ende un desarrollo en la economía colombiana. Y aunque se piense que las organizaciones tal vez son muy pequeñas para adquirir sistemas de información, cuando deciden adaptarlos se dan cuenta de la cantidad de procesos que eliminaron y la notable reducción de la incertidumbre a la hora de tomar decisiones, es por esto que la lectura hace mención a los siguientes pasos:

1. El primer paso es la extracción en donde la organización capturará la información de sus actividades cotidianas, procesándola y archivándola según corresponda pues se tendrán en cuenta factores externos como clientes, proveedores, competencia etc. E internos como empleados, productos, maquinarias, pagos, cobros etc.
2. El segundo paso es la consolidación en donde se selecciona la información para a partir de esta  crear la base de datos en donde se especifica que información es la que se requiere para la elaboración de informes claves para la toma de decisiones, para esto se pueden utilizar bases de datos como Oracle, SQL, Acces entre otras.
3. El tercer paso es la explotación en donde se utilizan tecnologías para organizar la información para que el encargado de su análisis la tenga a la mano de acuerdo a sus necesidades y prioridades.
4. El cuarto y último paso es la visualización en donde se utilizan las herramientas sistémicas que permiten la visualización de los datos y resultados que son más entendibles.

En conclusión las organizaciones deberán adoptar los pasos que consideren necesarios para tener una inteligencia de negocio pues sabrá como la información que le suministra el sistema le sirve para estar en constante crecimiento.  

Administración en una Página ---> III y IV Parte

La pertinencia del conocimiento es indispensable para conocer lo necesario, desde las cosas más sencillas hasta las más complejas, es por esto como se menciono en la primera parte que la compañía debe contar con un sistema de información que se adapte a sus necesidades y le permita tomar decisiones a partir de estas; pues la recopilación de dicha información nos mostrara un panorama real de lo que sucede en toda la organización (tanto externa como internamente) lo que facilitará acertar y reducir los niveles de incertidumbre. Facultando al líder a tener una visión holística de la organización donde podrá realizar y analizar su DOFA, estadísticas, personal idóneo, cambios o variaciones etc. Es importante y necesario manejar una relación de cordialidad y servicio entre empleador y empleado pues es finalmente este (el empleado) quien hace posible que el producto se encuentre terminado y quien a partir de su proceso puede mejorar y optimizar los recursos y que como lo menciona el libro “El secreto de una buena administración es darle al personal el trato correcto basado en buena información”

Un error que se hace constante en las organizaciones que conocen la importancia del sistema de información es no saber adaptarlo a su estructura organizacional o sencillamente tener la información y no tomar decisiones que permitan el alcance de los objetivos trazados y es en este punto donde reitero que a todas las organizaciones los sistemas de información le sirven para el adecuado flujo de conocimiento en donde los empleados tengan la claridad suficiente para guiar en compañía de los directivos a la organización al logro de las primeras metas y la elaboración de las nuevas. Es por esto que estoy segura que la comprensión del negocio se convierte en un elemento clave para mejorar la competitividad y el entendimiento de la organización         

Administración en una Página --> Parte I y II

Hoy en día el mundo empresarial es cada vez más competitivo, y cuando es posible permear e ingresar a un salón de dirección como gerente exige compromiso, carácter y decisión, pues quien emprenda el reto deberá ser consciente del proceso que debe seguir en donde este se hará más grande si se requieren de transformaciones internas, ya que las personas en la mayoría de casos son reacias a todo tipo de cambio; y será aquí donde el líder emprenderá la ardua labor de conseguir compromiso y resultados por parte de los colaboradores , comprendiendo que estos deberán entender e identificarse con la filosofía de la organización creando metas alcanzables e ideando planes que permitan el alcance de las mismas “comprendiendo que para cada persona él éxito es una cosa diferente”.

Es común encontrar que dentro de las compañías que estén en crisis o con alguna problemática, cuando se indaga a los departamentos para buscar la raíz de la dificultad estos suelan culpar a los demás al sentirse juzgados, evitando el conocimiento de información real que permita solucionar el problema de forma eficaz y a partir de este tomar decisiones. Otro problema frecuente es la carencia de comunicación entre departamentos lo que dificulta el flujo de información que optimice procesos para trabajar en conjunto con todos los entes que hacen parte de la compañía, no obstante el exceso de información también puede ser abrumador es por eso que es indispensable que las organizaciones cuenten con un sistema que permita filtrar la información necesaria para el alcance de los objetivos planteados.

Para lograr filtrar esta información clave de forma rápida y reducida se puede hablar de los tres informes en una página: Informe de Enfoque (información clave acerca de lo que se hace), Informe de retroalimentación (las buenas y malas noticias acerca de lo que se hace), Informe de administración (las buenas y malas noticias de lo que hace el personal). Estos tres informes permitirán clasificar la información para analizarla y a partir de esta tomar decisiones en donde “El secreto no está en el programa sino en el contenido del informe que refleja la información que usted necesita”, más allá del software que se utilice es tener la certeza que es el adecuado para mi, y que este satisfacerá las expectativas que tengo hacia el mismo donde el sistema se adapte a la organización y no al contrario.      

Se debe definir los factores clave de éxito en donde se estipula: conocimiento de las relaciones importantes, definición de las áreas de éxito desde diferentes puntos de vista, identificación de factores claves de éxito para cada área de éxito y determinación del lugar de encontrar status de cada factor clave de éxito; pasos que permitirán tener claridad en los objetivos y en lo que se quiere hacer, y de esta manera exista una verdadera concentración de los problemas críticos.

Finalmente considero que las empresas que quieran alcanzar todo aquello que se propongan, deben trabajar a partir de un correcto manejo de información en todos los ámbitos, es decir tanto entre departamentos como entre el personal, directivos, clientes, proveedores etc. Que garanticen la claridad en pro de alcanzar las metas.