MODELAJE ENTIDAD RELACIÓN

Esta es una técnica que se genera para establecer y definir las necesidades actuales que tiene la organización, conociendo las variables primordiales, sus características y las relaciones que se establecen entre sí. La seguridad y la independencia en el sistema son unos de los objetivos de esta técnica pues dejara que a partir de estos factores se puedan tomar decisiones facilitando la comprensión y el entendimiento de los datos que en esta aparecen, siendo un medio de comunicación veraz para todos los integrantes organizacionales.

Por medio de datos fijos y variables elimina cualquier posibilidad de repetir la información que ya ha sido suministrada, haciendo más efectiva la búsqueda y más certera. La transcendencia de este tema radica en lo esencial de no contar con información repetitiva que modifique los datos reales, disminuyendo la incertidumbre y la posibilidad de equivocaciones, partiendo de una excelente comunicación tanto con el cliente como con los empleados. Para realizar un modelo de entidad relación es necesario determinar cuál es la entidad fuerte que a su vez deberá ser independiente y la entidad débil que a su vez depende de la fuerte para subsistir; las llaves que se utilizan son imprescindibles para la identificación de las características que alinea las bases de datos en donde se simbolizan con un asterisco (*), en donde los conceptos claves son:

Entidad: Cosa u objeto de significancia, que se puede representar diagraficamente mediante una caja.

Relaciones: Es un vinculo de información entre dos fuentes dentro de la organización.

Atributos: Son las propiedades o características de las entidades.

Cada organización deberá comprender cada uno de los anteriores significados y a partir de estos orientarlos identificando en qué parte de su organización los encuentran, y como desde este punto pueden satisfacer las expectativas en el logro de sus objetivos.

INDICADORES DE GESTIÓN CAPITULO XIII, XIV

La productividad es un factor esencial en el alcance de todo tipo de objetivos y en mi criterio un elemento de éxito en cualquier organización, está basada en satisfacer al cliente con calidad y tiempo de entrega por medio de la utilización de las mejores materias primas, definiéndose como la relación entre la producción y los empleados. Diferenciando la producción de la productividad pues la primera es el proceso que simplemente transforma un material y la segunda es la capacidad y los recursos intangibles que se necesitan para optimizarlos.

 

Es importante conocer los factores internos (políticas internas, estilo de dirección, nivel tecnológico, proceso de fabricación, investigación y desarrollo y la administración de la información) y externos (políticas gubernamentales, poder de la moneda nacional, fluctuación de la moneda principal internacional, disponibilidad de recursos, mano de obra, condiciones sociales y políticas estatales) que pueden alterar la productividad pues es en este punto donde los indicadores de gestión permitirán que se evite o se reaccione ante posibles inconsistencias que puedan estar sucediendo en tiempos inmediatos.  Es necesario saber cuál es la medida idónea para cada proceso para esto se debe tener en cuenta que deben corresponder al mismo periodo base.

Una posible forma de expresar a manera de índice puede ser Producción Total/Recursos Totales, este resultado permitirá evidenciar la situación actual y la solución por medio de decisiones que beneficien a la compañía, y es aquí donde se pueden mencionar algunos diferentes indicadores que facilitaran los procesos: indicadores de suministros, recursos humanos, financieros, productivos, de servicios y de medios de producción. En donde de implementarse con todo el cuidado que requiere le será de gran ayuda a los directivos de la empresa.   

LA MEDICIÓN Y LA GESTIÓN

El cuadro de mando integral sirve para conocer y divulgar a los subordinados los objetivos que la organización se ha propuesto alcanzar, en donde cuando se tiene claridad en estos, el cuadro de mando arroja una justificación inicial, el enfoque y la integración de programas de mejora continua, reingeniería y transformación en el proceso estratégico; por otra parte, sirve como medio de comunicación el cual crean un sentido de pertenencia hacia la organización en la estrategia de la unidad de negocio; este sistema de información se realiza por medio de boletines o medios electrónicos que permiten un flujo comunicativo trasversal.  

La correcta interpretación de la visión, la misión y la estrategia permitirán direccionar adecuadamente el cuadro de mando integral, y como ya se ha mencionado todo esto por medio de una comunicación eficaz que asegura el entendimiento de las mismas, en donde la retroalimentación soporte todo aquello que parezca inestable, es por esto que se debe iniciar con la traducción de la estrategia de unidad de negocio en objetivos estratégicos y específicos, clarificándolos e identificando los puntos críticos, con el único fin de construir el cuadro de mando y en pro de conservar y fidelizar a nuestros clientes.

La implementación de este sistema de información brindara a la compañía las herramientas necesarias para ser altamente competitivo, estando al mismo nivel que otras organizaciones y por encima de aquellas que no cuenten con él aún, pues este sistema de medición nos dará las cifras reales de actividades financieras, clientes, procesos internos, formación y crecimiento organizacional con lo que también se define el balanced scorecard, reiterando la importancia de la retroalimentación como proceso final y autoevaluador, planteando hipótesis de lo que sucede y postulando replanteamientos de la estrategia en la inteligencia de negocio.    

INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión tienen como función ayudar a los funcionarios en la planeación, control y proyección de cada área para establecer la ruta en camino al logro de los objetivos trazados. Estos indicadores nos permiten contar con información certera de lo que sucede dentro y fuera de la organización, para una reacción inmediata ante posibles inconsistencias, utilizándose para medir o comparar la magnitud de los acontecimientos que puedan afectar o beneficiar a la misma; en este punto se puede mencionar el balanced scorecard el cual mira a la compañía desde cuatro principales ejes los cuales son: perspectiva financiera, perspectiva del cliente, perspectiva interna y perspectiva de innovación y mejora. Y a partir de estos cuatro ejes conocer la situación de la organización en cada punto, estos indicadores están incluidos en los sistemas de información gerencial para soportar la toma de decisiones.

Los indicadores son el medio para llegar al fin, sobrepasando las expectativas pero que obligatoriamente deben ser exactos, mostrar su origen, tener tiempos estimados, conocer la relevancia del indicador, identificar la oportunidad de la información y la integridad de la misma. Un indicador óptimo debe tener: nombre, forma de calcularlo, unidad de medida y glosario con términos técnicos. También existen varios tipos de indicadores los cuales son: (pudiendo ser permanentes, temporales, estratégicos, tácticos u operativos)

1.       Puntuales
2.      Acumulados
3.       De control
4.       De alarma
5.       De planeación
6.       De eficacia
7.       De eficiencia  

Finalmente estos indicadores deben servir básicamente para tomar adecuadas decisiones que contribuyan al mejoramiento de la organización, contando con información disponible en cualquier momento y permitiendo la reacción ante posibles acontecimientos. 

ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO

Las cadenas de suministros permiten optimizar tiempo y recursos en los procesos normales en la  elaboración de productos, obteniendo la información necesaria en el pronóstico de la demanda, en donde se debe responsabilizar por la capacidad de las materias primas, identificando lo que se puede producir con las cantidades necesarias para sacar el producto final a la venta. La relación  con  los proveedores jugara un papel fundamental a la hora de negociar, pues la inteligencia y las habilidades empresariales le otorgaran a la organización estándares de calidad a buenos precios, impidiendo contar con un solo proveedor que maneje a su antojo precios y horarios.

En la administración de cadenas de suministros es necesario tener presente la ejecución el cual es un proceso  que permite el movimiento de las provisiones, teniendo en cuenta que se debe contar con una organización detallada y programada que deje conocer el nivel de rotación y el tiempo de realización entre otros criterios. Esta información recopilada también dará a conocer la producción idónea que se debe ejecutar para que no se presenten inventarios en stock.

Las estrategias que se planteen serán los elementos esenciales en la cadena de suministros pues será de acuerdo a las redes que exista un cumplimiento de objetivos, en el que aparece el SCM que es el Supply Chain Managment el cual es un sistema que ayuda a las organizaciones a administrar sus relaciones y conexiones con sus proveedores, clientes y socios; para lo que existen tres pasos, el primero que es mejorar la cadena de suministro actual, el segundo que es revisar los vínculos del sistema de socios comerciales y expandir la red entre los proveedores, y el tercero que es la realización de la planeación y ejecución de las labores corporativas basadas en el intercambio de datos internos . En donde la comunicación entre los agentes anteriormente mencionados sea óptima reduciendo costos, procesando pedidos mas ágilmente, controlando eficientemente los inventarios y reduciendo tiempos. Siendo altamente efectivos y cumpliendo la promesa de valor desde que ingresan las materias primas, sale el producto terminado y llega al cliente finalmente.      

ADMINISTRACIÓN DE RELACIONES CON LOS CLIENTES

La buena relación con los clientes es indispensable para que las organizaciones presencien un progreso y se abran paso entre su competencia, marcando la diferencia y siendo la pauta como líderes en el mercado, respecto al trato, servicio y atención que se preste; pues un cliente satisfecho atraerá más clientes y promoverá una publicidad de alto impacto como lo es el voz a voz gratuitamente, se puede mencionar que de este activo intangible se desglosaran infinidades de variables que permitirán tomar decisiones en pro de estar en constante cambio y evolución y es aquí donde se puede hablar del Customer Relationship Managment, el cual es un sistema que implantan aquellas organizaciones para quienes el cliente es primero. Este sistema permite identificar todo tipo de características de los consumidores los cuales van desde su nivel socio económico, productos consumidos, rotación de productos, poder adquisitivo, mercado objetivo, productos de interés o de posible interés hasta promedio de compras mensuales.

La implementación de este sistema de información permite a las organizaciones elaborar estrategias que aumenten sus ventas, pues contaran con estadísticas e informes que faciliten la toma de decisiones, fidelización  de los clientes actuales, atracción de nuevos clientes y disminución de la incertidumbre. Considero que es pertinente mencionar ejemplos que se puedan evidenciar como es el caso del CRM que manejan los almacenes de cadena como: Éxito, Carrefour, Carulla, Pomona, Falabella etc. En los cuales se maneja una tarjeta que cuenta un sistema de puntos el cual le ofrece al consumidor adquirir algunos beneficios, motivándolo al uso frecuente de la tarjeta al momento de la compra, otorgando que la organización cuente con la información necesaria.  El caso de Carulla que a mi concepto maneja un segmento de mercado más selecto cuenta con un sistema de relación con los clientes muy eficaz pues de acuerdo a las compras que este realice le dan un tipo de tarjeta entre los que están: Súper Cliente y Súper cliente diamante, enviando revistas que sean acorde a los productos de mayor adquisición.

Es por esto que a mi criterio todas aquellas estrategias que se implementen para tener una relación más cercana con el consumidor serán claves para el aumento de clientes y por ende de ingresos, pues la percepción que el cliente tenga y el sentirse parte de algo lo comprometerán con la organización. 

PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES

La planeación de los recursos empresariales es el conjunto de información de todos los departamentos que existen dentro de la organización, los cuales se encuentran integrados en un software que soporta este contenido almacenándolo y dejándolo a disposición de quienes lo requieran; con el único objetivo de incentivar en la empresa una cultura de productividad, comunicación y proactividad que se alinea con los objetivos trazados.

La implementación de un software como este en muchas organizaciones causa desconfianza pues no se tiene la certeza de que cumpla con las expectativas y los resultados deseados, pero es en este punto donde es necesario evaluar que si se efectúa se contara con veracidad en la información, datos reales y filtración de  contenidos; no obstante todo lo anterior saldrá a relucir en el largo plazo por medio de la correcta alimentación del programa, donde este podría ser un desmotivante para aquellos que esperan resultados inmediatos o simplemente no están dispuestos a invertir. Es conveniente resaltar que cada empresa contara con sistemas de procesos diferentes dependiendo de su actividad, sus objetivos y las variables que contenga y de acuerdo a la correcta personalización del programa se contaran con resultados efectivos.     

La ERP nos proporciona una vista holística de la organización pues al ser flexible y permitir llegar a todos los espacios internos y externos que comprendan información contundente para desarrollar, innovar y crecer como organización  facultara al líder la comprensión de los informes y a partir de estos pueda tomar decisiones. Y es en mi opinión este uno de los principales factores que incentivan a realizar un ERP  pues otorgara la facilidad de reducir costos, mejorar procesos y/o entrar en nuevos mercados; obviamente con un seguimiento adecuado y capacitación al personal pertinente pues es finalmente este (el empleado) que cuenta con la información de primera mano y de quien dependerá contar con datos reales.